กฎขั้นตอนของ igus® GmbH

เพื่อดำเนินการเรื่องร้องเรียนตามกฎหมายว่าด้วยห่วงโซ่อุปทาน

เวอร์ชัน 1 ฉบับที่ 01 มกราคม ปี 2024

1. วัตถุประสงค์และขอบเขตการจัดการข้อร้องเรียน

การจัดการข้อร้องเรียนของ igus® GmbH ช่วยให้บุคคลที่อาจได้รับผลกระทบทั้งหมดสามารถชี้ให้เห็นความเสี่ยงต่อสิทธิมนุษยชนหรือสิ่งแวดล้อม และการละเมิดหน้าที่ที่เกิดขึ้นอันเป็นผลมาจากกิจกรรมทางเศรษฐกิจของ igus® GmbH ในพื้นที่ธุรกิจของตนเองหรือในพื้นที่ธุรกิจ ของซัพพลายเออร์ตลอดทั้งห่วงโซ่อุปทาน

igus® ให้ความสำคัญกับข้อกำหนดของ Supply Chain Act อย่างจริงจัง และเป็นเป้าหมายของเราในการระบุการประพฤติมิชอบที่อาจเกิดขึ้นตลอดห่วงโซ่อุปทานตั้งแต่ระยะเริ่มต้น และเพื่อเริ่มต้นมาตรการที่เหมาะสม

igus® บรรลุเป้าหมายนี้โดยเฉพาะโดยการอนุญาตให้รายงานข้อมูลเกี่ยวกับการละเมิดที่อาจเกิดขึ้นที่เกี่ยวข้องกับพระราชบัญญัติห่วงโซ่อุปทานให้เราทราบ และโดยการติดตามผลอย่างต่อเนื่อง

พนักงานและบุคคลทุกคนในห่วงโซ่อุปทานของเราสามารถแจ้ง igus® ถึงความเสี่ยงหรือการละเมิดสิทธิมนุษยชนหรือสิ่งแวดล้อมผ่านการจัดการข้อร้องเรียนที่ตั้งค่าโดย igus®

มั่นใจได้ว่าสามารถส่งการแจ้งเตือนโดยไม่ระบุชื่อและเป็นความลับ สิ่งนี้ทำให้ igus® มีโอกาสรับรู้ความเสี่ยงตั้งแต่ระยะเริ่มต้น และในกรณีที่ดีที่สุด ก็สามารถแก้ไขปัญหาก่อนที่ผู้คนหรือสิ่งแวดล้อมจะได้รับอันตราย

2. ขั้นตอนการแสดงความคิดเห็น/รายงานการฝ่าฝืน

มีหลากหลายช่องทางภายในในการรายงานการละเมิดการปฏิบัติตามกฎระเบียบ (เช่น การแจ้งผู้บังคับบัญชาหรือตัวแทนพนักงาน) และระบบแจ้งเบาะแส igus® พร้อมใช้งานสำหรับรายงานทั้งภายในและภายนอก สิ่งนี้สามารถใช้ได้โดยไม่มีข้อจำกัดโดยใครก็ตามในห่วงโซ่อุปทานของเรา

คุณสามารถรายงานการละเมิดการปฏิบัติตามข้อกำหนดได้ทั่วโลก ตลอดเวลา ในภาษาต่างๆ โดยไม่เสียค่าใช้จ่ายเพียงไม่กี่คลิกผ่านระบบการรายงานออนไลน์ของเรา Whistle-blower System (reporting-channel.com)

เมื่อส่งรายงาน ควรระบุประเด็นเฉพาะที่เกี่ยวข้องกับ ความเสี่ยงต่อสิทธิมนุษยชนและสิ่งแวดล้อม หรือการฝ่าฝืนหน้าที่ ตามความหมายของมาตรา 2 มาตรา 2 และ 3 ของพระราชบัญญัติห่วงโซ่อุปทาน

ข้อห้ามที่เกี่ยวข้องกับสิทธิมนุษยชน โดยเฉพาะ

• แรงงานเด็ก (ตามกฎแล้วห้ามจ้างเด็กอายุต่ำกว่า 15 ปี)
• การบังคับใช้แรงงาน
• การค้าทาส การแสวงประโยชน์ทางเพศ
• การไม่ปฏิบัติตามกฎระเบียบด้านสุขภาพและความปลอดภัยตามกฎหมายของสถานที่จ้างงาน
• การระงับค่าจ้างที่เหมาะสม
• การใช้การทรมานหรือการปฏิบัติที่น่าอับอาย
• เสรีภาพในการสมาคม
• การกระทำหรือการละเว้นใด ๆ ที่สามารถทำลายสถานะทางกฎหมายที่ได้รับการคุ้มครองในลักษณะที่ร้ายแรงเป็นพิเศษและเป็นสิ่งที่ผิดกฎหมายอย่างเห็นได้ชัด

ข้อห้ามที่เกี่ยวข้องกับสิ่งแวดล้อม รวมถึงโดยเฉพาะ

• ห้ามการผลิตสารประกอบที่มีสารปรอท
• ห้ามบำบัดของเสียจากปรอทอย่างไม่เหมาะสม
• ห้ามการผลิตและใช้สารเคมีบางชนิดและสารมลพิษอินทรีย์ที่ตกค้างยาวนาน
• ห้ามการจัดการ การรวบรวม การจัดเก็บ และการกำจัดขยะที่ไม่เป็นมิตรกับสิ่งแวดล้อม
• การปนเปื้อนของดิน น้ำ อากาศ และการใช้น้ำมากเกินไป
• การกระทำหรือการละเว้นใด ๆ ที่สามารถทำลายสถานะทางกฎหมายที่ได้รับการคุ้มครองในลักษณะที่ร้ายแรงเป็นพิเศษและเป็นสิ่งที่ผิดกฎหมายอย่างเห็นได้ชัด

3. การรับและการประเมินรายงานเบื้องต้น

ในส่วนหนึ่งของการประเมินเบื้องต้น ฝ่ายทรัพยากรบุคคลจะพิจารณาว่ารายงานเกี่ยวข้องกับสิทธิมนุษยชนหรือสิ่งแวดล้อม หรือการฝ่าฝืนหน้าที่หรือไม่ และรายงานที่ส่งมานั้นถูกต้องหรือไม่ ตามด้วยการประเมินความเสี่ยงของผลกระทบที่อาจเกิดขึ้น เช่น การใช้เมทริกซ์ความเสี่ยง

บุคคลที่ให้ข้อมูลจะได้รับผลตอบรับทันทีว่าข้อมูลได้ถูกบันทึกไว้แล้ว นอกจากนี้ รายงานสถานะชั่วคราวในแต่ละขั้นตอนการประมวลผลและผลลัพธ์สุดท้ายจะถูกส่งไปยังผู้แจ้งเบาะแสผ่านทางพอร์ทัลในสภาพแวดล้อมที่ได้รับการคุ้มครอง

4. ขั้นตอนการทดสอบ

หากยืนยันความเกี่ยวข้องและความสงสัยเบื้องต้น เราจะเริ่มขั้นตอนการสอบสวนภายในโดยเร็วที่สุดเพื่อชี้แจงข้อเท็จจริง การแจ้งเตือนจะถูกตรวจสอบอย่างละเอียด

5. การดำเนินการตามมาตรการที่จำเป็น

เมื่อการตรวจสอบเสร็จสิ้น igus® จะตรวจสอบว่าจำเป็นต้องมีมาตรการเพื่อกำจัด ลดหรือป้องกันการละเมิดในอนาคตหรือไม่ ด้วยเหตุนี้ เราจึงวิเคราะห์ความต้องการเฉพาะสำหรับการแก้ไขและปรับปรุง ส่วนหนึ่งของการวิเคราะห์นี้ยังรวมถึงการคำนึงถึงความคาดหวังของกลุ่มบุคคลที่ได้รับผลกระทบจากการละเมิดด้วย มาตรการที่จำเป็นอาจเป็นมาตรการภายในล้วนๆ ในแผนกธุรกิจของเรา เช่น การปรับกระบวนการ แนวปฏิบัติใหม่ หรือแนวคิดการฝึกอบรมที่ได้รับการปรับปรุง อย่างไรก็ตาม อาจจำเป็นต้องมีมาตรการร่วมกับและต่อบุคคลที่สามด้วย มีการติดตามการดำเนินการตามมาตรการอย่างเหมาะสม และประสิทธิผลของมาตรการดังกล่าวจะได้รับการตรวจสอบอย่างละเอียดในรายละเอียดในขั้นตอนเล็กๆ ของกระบวนการ

6. เอกสารประกอบ

รายงาน กิจกรรมการสืบสวน และผลลัพธ์ทั้งหมดได้รับการจัดทำเป็นเอกสารและจัดเก็บไว้ในตำแหน่งที่กำหนด ข้อมูลเหล่านี้จะถูกจัดเก็บตามข้อกำหนดทางกฎหมายที่เกี่ยวข้องและระยะเวลาการคุ้มครองข้อมูล สิทธิ์ในการดูและการเข้าถึงได้รับการควบคุมอย่างเข้มงวด นอกจากนี้ ตามที่กฎหมายกำหนดเรายังแจ้งเจ้าของข้อมูลทั้งหมดเกี่ยวกับการสืบสวนที่ดำเนินการและข้อมูลส่วนบุคคลที่ประมวลผลในบริบทนี้

7. การวิเคราะห์และการรายงานความเสี่ยง

ข้อค้นพบจากการประมวลผลรายงานจะถูกนำมาพิจารณาในการวิเคราะห์ความเสี่ยง มีการจัดจัดทำและเผยแพร่รายงานประจำปีเกี่ยวกับจำนวนและการจัดการรายงาน นอกจากนี้ รายงานเฉพาะกิจจะถูกส่งไปยังฝ่ายบริหารด้วย

8. การทดสอบประสิทธิผล

เราตรวจสอบประสิทธิผลของระบบและกระบวนการทั้งหมดที่อธิบายไว้ข้างต้นที่เกี่ยวข้องกับการจัดการข้อร้องเรียนของเราแบบเฉพาะกิจ อย่างน้อยปีละครั้ง

9. การคุ้มครองผู้แจ้งเบาะแส

ข้อบ่งชี้ถึงความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้นต่อสิทธิมนุษยชนหรือสิ่งแวดล้อม หรือการฝ่าฝืนหน้าที่มีคุณค่าอย่างยิ่งต่อ igus® และห่วงโซ่อุปทานของเรา

ด้วยเหตุนี้ จึงสามารถพูดคุยโดยไม่เปิดเผยตัวตนได้ตลอดการจัดการข้อร้องเรียนทั้งหมด รับประกันความลับของการแลกเปลี่ยนแบบไม่เปิดเผยตัวตนตลอดเวลา ที่อยู่ IP ไม่ได้ถูกบันทึกไว้ มีการแนะนำขั้นตอนต่อไปนี้สำหรับการคุ้มครองทางเทคนิคของผู้แจ้งเบาะแส:

• การเข้ารหัสการขนส่ง: ข้อมูลทั้งหมดที่จัดเก็บไว้ในฐานข้อมูลของ Whistle-blower System (reporting-channel.com) ได้รับการเข้ารหัส
• รูทีนการลบตามกฎรองรับการลบที่สอดคล้องกับการปกป้องข้อมูล
• การตรวจสอบความปลอดภัยด้านไอทีเป็นประจำจะตรวจสอบความปลอดภัยของระบบ

โดยการส่งรายงานในการจัดการข้อร้องเรียน igus® ผู้แจ้งเบาะแสจะไม่ถูกคุกคามด้วยผลเสียใดๆ รับประกันความลับของการแลกเปลี่ยนตลอดเวลา (ดูส่วนที่ 3 และยังรับประกันภายในด้วยมาตรการที่เหมาะสม

10. ติดต่อ

หากคุณมีความคิดเห็นหรือข้อเสนอแนะเกี่ยวกับการจัดการข้อร้องเรียนของเรา โปรดอย่าลังเลที่จะติดต่อแผนกทรัพยากรบุคคลของเรา